Marco metodológico para la gestión de proyectos de corta duración en instituciones de educación superior : caso Universidad EAFIT


The present article is conceived within the thread of the Informatic Direction of EAFIT University, starting from the situations that nowadays generate difficulties to achieve an agile, light and efficient projects management. To address this problem, the portfolio is reviewed in order to identify the typology of the existing projects, based on the estimated duration of their execution, evidencing that for those which are in the range of four weeks to four months, referred as work plans, the management process performed by each of the leaders fluctuates in insufficient or disproportionate management and therefore is not standard. Having clear these improvement opportunities, it is undertaken in the definition of a methodology that generates value to the Universidad EAFIT and standardize the management process, based on the study of different existing agile frameworks. During the development of the methodological framework, it was concluded that it is important to have a unique basic process for the management of projects, regardless of their classification, seeking to provide the leaders with an intuitive process that can be easily implemented in the Project Management Information System (PMIS) and that in turn, provides tools that are expose through dashboards an unified monitoring. The adaptation of management to the different types of projects was provided in terms of tools and artifacts that must be developed at each stage of the process, either it is a work plan or a project. Finally, this proposal is accompanied by a training plan that will start with the segmentation of project leaders based on the level of knowledge and experience that each person has, the learning program that will be worked with each of these leaders will provide recommendations to ensure the sustainability of this methodology under the principle of continuous improvement, these are part of the tools that will lead to standardize the project management and the work plans in the Informatic Direction and will give the possibility of being scaled for the Universidad EAFIT.


El presente trabajo está vinculado a la Dirección Informática de la Universidad EAFIT. Actualmente se generan dificultades para lograr una gestión ágil, liviana y eficiente de los proyectos. Para abordar esta problemática se hace una revisión al portafolio de proyectos, con el objetivo de identificar su tipología de acuerdo a la duración del mismo. Posteriormente se identifican los planes de trabajo con duración menor y el proceso de gestión insuficiente o desmesurado realizado por cada uno de los líderes. Es así como se define una metodología estandarizable que pueda generar valor a la Universidad EAFIT y optimice el proceso de gestión, basada en el estudio de los diferentes marcos ágiles existentes. Durante el desarrollo del marco metodológico se concluye la necesidad de tener un proceso intuitivo que pueda implementarse fácilmente en el Sistema de Información de Gestión de Proyectos (PMIS, por sus siglas en inglés Project Management Information System) y que, a su vez, sirva de insumo para el diseño de un tablero de control automatizado que permita un seguimiento unificado. La adaptación de la gestión frente a los diferentes tipos de proyectos, se materializó con la entrega de herramientas y artefactos personalizados para cada tipo que se deben desarrollar en cada una de las etapas del proceso. Finalmente, esta propuesta está acompañada de un plan de capacitación que partirá de la segmentación de líderes de proyectos. Se incluirán recomendaciones para asegurar la sostenibilidad de esta metodología con un mejoramiento continuo y estandarización escalable para la Universidad EAFIT.

Palabras clave

Gestión de proyectos, PMI, SCRUM, Metodología ágil, PMIS, PWA