Rediseño de la oficina de proyectos de la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación de la Universidad EAFIT (Medellín-Colombia)
Fecha
2021
Autores
Martínez Grisales, Ana Sofía
Samboni Navarrete, Angela Viviana
Título de la revista
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Editor
Universidad EAFIT
Resumen
The redesign of the Projects Office processes of the Vice Rectory of Discovery and Creation at Universidad EAFIT-Medellín, the initial phase consisted of a maturity diagnosis that included a series of semi-structured interviews with different internal and external stakeholders, and a survey under the OPM3® model that evaluated both the organizational facilitators and the knowledge areas, called process groups for this work.
As a result of this evaluation, of the ten knowledge areas, seven of them are at a maturity level 2 called "Measure" and the remaining three are at level 1 "Standardize". Based on this, the process of updating 24 processes already existing in the PMO was undertaken, where the roles, functions and general metrics were incorporated. Likewise, the information and documentation of 15 processes that did not exist in the project office was collected. Finally, proposals and recommendations are presented to close the main gaps identified in the processes evaluated at maturity level 1 in order to elevate them to a higher maturity level in the short and medium term.
Descripción
El rediseño de los procesos de la Oficina de Proyectos de la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación de la Universidad EAFIT – Medellín, constó en primer lugar de un diagnóstico de madurez que incluyó una serie de entrevistas semiestructadas a diferentes stakeholders internos y externos a la organización, y a su vez una encuesta bajo el modelo de OPM3® que evaluó tanto los facilitadores organizacionales como las áreas de conocimiento, denominadas para este trabajo grupos de procesos.
Como resultado de esta evaluación se obtuvo que, de las diez áreas de conocimiento, siete de ellas se encuentran en un nivel 2 de madurez denominado “Medir” y las tres restantes se ubican en el nivel 1 “Estandarizar” A partir de ello, se emprendió el proceso de actualizar 24 procesos ya existentes en la PMO, en donde se incorporó a estos los roles, las funciones y las métricas generales. Así mismo, se realizó el levantamiento de la información y documentación de 15 procesos que no existían en la oficina de proyectos. Finalmente, se presentan propuestas y recomendaciones para cerrar las principales brechas identificadas en los procesos evaluados en el nivel 1 de madurez, con el fin de llevarlos en el corto y mediano plazo a un nivel de madurez superior.