Efectos de la implementación de un centro de servicios compartidos : el caso de la Escuela de Administración de la Universidad Eafit
Fecha
2019
Autores
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Editor
Universidad EAFIT
Resumen
Objective: Identify the effect of the implementation of a Shared Services Center (CSC) in the EAFIT University School of Management, based on the perception of the Program Coordinators, professors, employees and students permeated by its service. Method: through the use of semi-structured interviews carried out with those involved in the process, from the perspective of the case study method. Research problem: The administrative services of the graduate programs of the School of Administration were lent in each of the programs, (having some programs more resources than others). This implied that the system presented a high operational load that impeded the optimization of resources and the standardization of processes, causing the coordinators in charge of each program to take charge of ensuring the academic and administrative processes so that they function efficiently, diverting the objective primordial of its functions, directed to the strategic planning of each one of the programs. Population: 24 people from different programs and areas were interviewed, involved in the process that runs the shared services center, among employees, program coordinators, teachers and students belonging to the School of Administration. For the selection of people, a random selection of programs, teachers and students who had most contact with the Center and their willingness to contribute in the research were taken into account. Results: The CSC has been an excellent option to centralize and optimize logistics processes and procedures concerning operational tasks that were previously carried out in different programs by different people and with different results of effectiveness. It saves time and improves efficiency in terms of resource utilization and satisfactory results for the different people involved. In general, there is a high value to the CSC by all the actors in the process, being the coordinators who did not have an assistant and/or monitor those who value it the most. It has been migrated to work from a specificity of each program, to a standardized and standardized generality in the majority of the transactional processes of the School of Administration programs.
Descripción
Objetivo: identificar el efecto que ha tenido la implementación de un Centro de Servicios Compartidos (CSC) en la Escuela de Administración de la Universidad EAFIT, a partir de la percepción de los coordinadores de programa, los profesores, los empleados y los estudiantes permeados por su servicio. Método: mediante la utilización de entrevistas semiestructuradas aplicadas a los involucrados del proceso desde la perspectiva del método de estudio de caso. Problema de investigación: los servicios administrativos de los programas de posgrado de la Escuela de Administración se prestaban en cada uno de los programas, aunque algunos de ellos tenían más recursos que otros, lo que implicaba que el sistema presentara una alta carga operativa que impedía la optimización de recursos y la estandarización de procesos, lo que implicaba que los coordinadores a cargo de cada programa tuvieran que encargarse de velar por los procesos académicos y administrativos para que funcionaran de manera eficiente, pero desviaba el objetivo primordial de sus funciones, encaminadas a la planeación estratégica de cada uno de los programas. Población: se entrevistaron 24 personas de diferentes programas y áreas, involucradas en el proceso que dirige el Centro de Servicios Compartidos, entre empleados, coordinadores de programa, profesores y estudiantes pertenecientes a la Escuela de Administración. Para la selección de las personas se tuvo en cuenta una selección aleatoria de programas, profesores y estudiantes que en mayor medida tuvieran contacto con el centro y su voluntad de aportar a la investigación. Resultados: el CSC ha sido una excelente opción para centralizar y optimizar procesos y procedimientos logísticos concernientes a labores operativas que antes se llevaban a cabo en los diferentes programas por distintas personas y con diversos resultados de efectividad. Ahorra tiempo y mejora la eficiencia en términos de utilización de recursos y resultados satisfactorios para las diferentes personas implicadas. En general, se apreció un alto valor del CSC por parte de todos los actores del proceso y fueron los coordinadores que no tenían asistente o monitor los que en más alto grado lo valoraron. Se ha migrado de trabajar desde la especificidad de cada programa hasta una generalidad homologada y estandarizada en la mayoría de los procesos transaccionales de los programas de la Escuela de Administración.
Palabras clave
Universidad Eafit, Centro de Servicios Compartidos, Procesos transaccionales, Servicios administrativos, Optimización de recursos